Beauty Inn Health & Beauty Centre ging digitaal: ‘dat werkt lekker georganiseerd’

De schoonheidssalon die Greet Hoedeman 25 jaar geleden begon, werd in de loop der tijd zelf ook steeds mooier. En uitgebreider. ‘Momenteel beschikken we over drie volledig ingerichte behandelruimtes voor gelaatsbehandelingen en voor het lichaam, inclusief douche. We zijn zes dagen per week open, waarvan drie avonden. Vier schoonheidsspecialistes werken er full time.’ Het aantal klanten nam gestaag toe. En dus ook de kaartenbak met hun gegevens. ‘Die besloeg op een gegeven moment acht laden. Niet alle medewerksters en stagiaires hielden de alfabetische indeling even precies aan. Zo raak je informatie kwijt en dat was me een doorn in het oog. Zelf ben ik namelijk nogal georganiseerd.’ Dus maakte de kaartenbak plaats voor een computer.

Dat was 14 jaar geleden en intussen kan Greet Hoedeman niet meer zonder. Maar dat ging niet zómaar. ‘Je moet ermee leren omgaan. In het begin heb ik mijn computer echt verfoeid. Softwareprogramma’s voldeden absoluut niet aan mijn wensen. Bovendien kan zo’n computer ook kapotgaan. En de bediening blijft mensenwerk. Op een bepaalde manier ben je juist weer extra kwetsbaar. Gelukkig hebben we nu een goede server die dagelijks back ups maakt. Een geruststellende gedachte!’

Digitale nieuwsbrief
Inmiddels staat het complete klantenbestand in de computer. Niet alleen de adressen, maar ook informatie over de bezoeken aan de salon en de verjaardagen staan geregistreerd. Greet Hoedeman gebruikt daarvoor een eenvoudig kantoorautomatiseringsprogramma. ‘De adressen dienen voor het sturen van mailings. Klanten met e-mail krijgen een eigengemaakte digitale nieuwsbrief toegestuurd. Dit gebeurt via de website, waar iedere belangstellende zich gemakkelijk kan aanmelden en uiteraard ook weer afmelden. Klantgegevens zijn nu altijd snel terug te vinden. Prettig voor klanten en het oogt professioneel.’

Kritisch
Voorraadbeheer vindt nog handmatig plaats. ‘Het kost me teveel tijd om eerst alle artikelen in te voeren. Ook gebruik ik nog een traditionele agenda met acht kolommen per pagina. Ik heb namelijk nog geen elektronische agenda gevonden die aan mijn eisen voldoet.’ Haar tip aan startende collega’s: ‘Wees kritisch bij het kiezen van een softwareprogramma. Leuk hoor, al die toeters en bellen, maar grote kans dat je ze nooit gebruikt!