Zonwering industrie Makkum: ‘Spreadsheets om overzicht te houden’

Raamdecoratie, raamhorren, rolluiken en buitenzonwering: daarvoor kunnen klanten al achttienjaar bij de zonwering industrie Makkum terecht. De 12 medewerkers produceren, assembleren en monteren de buitenzonwering zelf. Dat moet heel precies op maat gebeuren. Omdat alle gegevens in de computer staan zijn daarover geen misverstanden mogelijk.

Zodra een order binnenkomt, komen alle gegevens terecht op een servicebon. Iedere medewerker die verantwoordelijk is voor de volgende stap in het werkproces, maakt eenvoudigweg een uitdraai voor informatie over de juiste maten.

Veel spreadsheets
‘Wij werken veel met spreadsheetprogramma’s,’ vertelt Bijlsma. ‘Zowel voor de hele orderverwerking als voor de vakantieplanning van ons personeel. Verder staat ons klantenbestand in een spreadsheet. Nee, die programma’s zijn niet gekoppeld. We hebben gewoon voor verschillende soorten activiteiten ook allerlei verschillende spreadsheets opgesteld.’ Voor de loonadministratie, het opstellen van offertes en andere toepassingen gebruikt Zonwering Industrie Makkum andere programma’s. ‘We kunnen bijvoorbeeld makkelijk zien wie al wel en wie nog niet op een offerte reageerde. En kunnen zelf ook makkelijk foldertjes maken voor speciale reclameacties.’
 
Spelenderwijs
De administratie van het bedrijf was altijd al goed opgezet en bijgehouden. ‘De huidige directeur kwam namelijk uit de assurantiebranche,’ verklaart Bijlsma. Dat was de basis voor het verder automatiseren van het bedrijf. ‘Dat ging eigenlijk vanzelf. Spelenderwijs en dus niet via cursussen. Nu gebruiken we de computer zoveel dat we hem niet meer kunnen missen. Iedereen kan op het netwerk inloggen. Heel handig voor het voorbereiden van werkbesprekingen. Bestellingen doen we via internet. Daarvoor is wel een snelle ADSL-verbinding vereist. Anders kun je net zo goed faxje uitdraaien!’
Collega’s raadt hij aan zich goed te laten voorlichten over alle mogelijkheden vóór ze met ict beginnen. Over het voordeel voor de organisatie kan hij kort zijn: ‘Alles gaat gewoon veel sneller. Je weet sneller hoe het met de afhandeling van orders staat, via internet kun je sneller bestellingen plaatsen, e-mail is sneller dan gewone post en het opstellen van facturen gaat met een computer ook veel sneller!’