Firma Clavis automatiseert verhuur en verkoop piano’s: ‘tot en met een abonnement op de stemmer!

‘We staan ermee op en we gaan ermee naar bed!’ antwoordt Johan Wolzak spontaan op de vraag naar de rol van de computer in zijn bedrijf. In de twee vestigingen van de Amsterdamse en Nieuwegeinse zaken staan (vooral akoestische) piano’s. Er werken 17 personeelsleden -allen mede-eigenaar- en het klantenbestand bevat zo’n 5000 klanten. Ook in de pianozaak blijkt de computer niet meer weg te denken.

De hele verkoop en verhuur van de instrumenten draait op een zelf ontwikkeld programma. ‘Al bij de transactie voeren we nauwkeurig alle gewenste gegevens in. Eén onderdeel bevat informatie over de piano zelf, de aflevering, garanties, voorwaarden enzovoort. Andere onderdelen betreffen de boekhouding, loonadministratie, het voorraadbeheer. We doen veel met het programma Acces. Kunnen ook allerlei informatie aan elkaar koppelen. Tot en met het laten uitvoeren van automatische incasso’s. We hebben verder een speciaal stemprogramma voor de abonnementen op de pianostemmer. Dat regelt precies wanneer het weer tijd is dat de stemmer bij de pianobezitter langskomt.’ De firma Clavis heeft ook een eigen website, veelbezocht maar niet interactief. ‘Dat is in onze branche niet zo nodig.’

Klanten profiteren ook
Eigen interesse was de basis om met automatisering te beginnen. Wolzak is opgeleid in het bankwezen. Leerde daar de mogelijkheden van de computer kennen. Toen hij 16 jaar geleden de pianozaak begon, lag het voor de hand om er een computer te introduceren. ‘Wij wilden goed inzicht in het functioneren van het bedrijf. Ook klanten hebben er profijt van. Er zijn nooit problemen over onduidelijke afspraken of verkeerde rekeningen.’ Zijn er plannen om in de toekomst nog meer te automatiseren? ‘Eerlijk gezegd zouden we niet weten hóe! Zo draait het prima.’

Discipline
Startende collega’s raadt hij vooral aan om eenvoudig te beginnen. ‘Trek geen te ruime jas aan. Dat geldt vooral voor kleinere zaken, want je haalt je investering er niet uit. Er bestaan goede standaardpakketten. De brancheorganisatie heeft daarover informatie beschikbaar. Ook over de mogelijkheden om pakketten te integreren. Realiseer je wel dat het hele systeem staat of valt met het goed invoeren van gegevens. Dat vergt discipline. Bij alle medewerkers!’