Dit hangt volledig af van uw persoonlijke situatie. Een belangrijke vuistregel luidt: “als een investering in winkelautomatisering uw klanten geen enkel voordeel oplevert (zowel direct als indirect), dan moet u deze investering niet doen”. In de meeste gevallen blijkt winkelautomatisering echter ruimschoots de moeite waard te zijn. Hierbij moet u er echter wel rekening mee houden dat winkelautomatisering u in het begin veel meer tijd en geld kost dan het u oplevert.

Dit verschilt uiteraard per geval. Een belangrijke vuistregel is dat het niet langer dan drie jaar mag duren, voordat u uw investering heeft terugverdiend. Koop geen technologie alleen om deze te hebben. Elke investering in winkelautomatisering moet zichzelf terug verdienen dankzij minder kosten, meer omzet en/of een hogere bruto marge (dit laatste dankzij een verbetering van de productiviteit). Bij voorkeur weet u dankzij zo’n investering alledrie te realiseren.

Hiervoor geldt dat deze sterk afhankelijk zijn van uw persoonlijke situatie. Een vuistregel is dat een vooruitstrevende detaillist met een netto jaaromzet van meer dan 500.000 euro tussen de 2 - 5% van zijn netto jaaromzet investeert in winkelautomatisering. Deze investeringen hebben dan niet alleen betrekking op de jaarlijkse afschrijvingskosten van hardware en software, maar ook op de kosten voor internetgebruik, hosting (websites), training, implementatie en support.

Nee, ook MKB-detaillisten kunnen concurrentievoordelen behalen als zij investeren in winkelautomatisering en hun concurrenten doen dit niet. Een vuistregel is echter wel dat het geen zin heeft om veel geld te investeren in winkelautomatisering als uw netto jaaromzet lager is dan 100.000 euro. Als u zo weinig omzet maakt, kunt u doorgaans prima uit de voeten met een eenvoudige groepenkassa en een PC waarop een tekstverwerkingsprogramma, e-mail programma en spreadsheetprogramma is geïnstalleerd.

Belangrijke voordelen die winkelautomatisering u uiteindelijk kan opleveren zijn o.a.:

• minder nee-verkopen door een beter voorraadbeheer;
• betere samenstelling van het assortiment waardoor winkeldochters afnemen;
• gemakkelijker bestellen;
• betere marge;
• lagere voorraadkosten;
• minder fouten tijdens het afrekenen;
• inzicht in snellopers.

We beperken ons hier tot de technologie die op dit moment bereikbaar is voor een doorsnee MKB-detaillist. (Dit betekent uiteraard niet dat elke MKB-detaillist dit allemaal per definitie moet hebben.):

• Afrekensysteem (Point-of-Sale);
• Financieel administratiesysteem,
• Voorraadbeheersysteem (inclusief artikelbeheer),
• Klantbeheersysteem (al dan niet inclusief loyalty systeem, klantprofielen en klantentellers),
• Bar code systeem (artikelidentificatie, toepassing mogelijk zowel aan de kassa als in het magazijn, kantoor);
• Elektronisch paneelnetwerk (narrowcasting) (nu nog vaak beperkt tot een of meer beeldschermen in de winkel);
• Winkelbeveiligingssysteem;
• Website en/of webwinkel (indien er ook daadwerkelijk verkoop van artikelen plaatsvindt via het internet)

De toegang tot internet kan op verschillende manieren gebeuren. Zo verschilt de aard van de internetverbinding o.a. op basis van kenmerken als:

• het aantal aan te sluiten computers
• standalone computer of een computernetwerk
• aard en snelheid van de verbinding met het internet (telefoon, kabel, ISDN, ADSL, Leaselijn)
• de dekking van het abonnement (regionaal, landelijk, wereldwijd)

Elke ondernemer heeft voor het efficiënt en goed uitvoeren van zijn kantoortaken de volgende standaardvoorzieningen, de basisautomatisering, nodig:

• Hardware
  Dat zijn apparaten zoals computers, printers, modems en netwerken.
• Software
  Dit zijn de programma's die op uw computer draaien. Bijvoorbeeld het besturingssysteem van uw computer (Windows) of programma's om tekst te verwerken en spreadsheets te maken, of uw administratie, personeelszaken en tele- of internetbankieren bij te houden.
• Internet
  U moet een verbinding hebben met het internet en u moet zichtbaar zijn voor uw klanten via een website. Met een internetaansluiting heeft u heel veel verschillende mogelijkheden om met uw klanten en de wereld te communiceren. Belangrijk is wel uw computer moet te voorzien zijn van anti-virussoftware.

Een standaardvoorziening voor alle ondernemers in de detailhandel is toegang tot het Internet. Een paar voordelen van internet voor ondernemers:

• Internet biedt u toegang tot een enorme bron aan informatie.
• Een eigen website die 24 uur per dag voor uw klanten beschikbaar is.
• Via internet kunt u eenvoudig communiceren met klanten, collega's, leveranciers en fabrikanten.
• Online bankieren via internet
• Toegang tot besloten netwerken

Voor ondernemers is internet ook van belang vanwege de mogelijkheid om toegang te krijgen tot het gesloten netwerk van leveranciers of - indien relevant - het hoofdkantoor. U kunt op verschillende manieren toegang tot het internet krijgen.

Het HBD heeft voor u alle leveranciers van Point-of-Sale systemen aan de detailhandel in Nederland in kaart gebracht. Aan de hand van een uitgebreide checklist is het mogelijk om deze systemen met elkaar te vergelijken.

Het is een computer in plaats van een kassa, waarop de volgende apparaten zijn aangesloten:

• kassabon printer
• geldlade
• betaalterminal
• barcodescanner

Elke computerkassa is meestal verbonden met een computernetwerk, waarop computers zijn aangesloten die beschikken over een module voor inkoop, voorraadbeheer en klantenbeheer. Daarnaast is het vrijwel altijd mogelijk om deze software te koppelen aan een veel gebruikt boekhoudpakket.